Die perfekte Zeiteinteilung – gut organisiert durch das Fernstudium

Während des Fernstudiums bleibt nicht viel Zeit. Neben dem eigentlichen Studium und vielen Prüfungen muss gleichzeitig der Job bewältigt oder in vielen Fällen die Familie organisiert werden. Hinzu kommen noch das eigene Hobby und die Freizeitgestaltung, für da man auch etwas Zeit finden möchte. Mit all diesen Aufgaben ist man gut beraten die wenige Zeit die man zur Verfügung hat, besonders effizient einzuteilen. Zeitmanagement kann hier eine Lösung sein.

1. Was ist Zeitmanagement?
2. Die richtigen Vorrausetzungen schaffen
3. Effektive Zeiteinteilung
4. Bekannte Techniken des Selbstmanagements
5. Flexibilität und Disziplin

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement wird auch als Selbstmanagement bezeichnet und ist eine Technik die das Ziel verfolgt, die persönliche Zeit optimal einzuteilen. Dies bedeutet nicht, mehr Arbeit in weniger Stunden zu erledigen, sondern alle anfallenden Aufgaben sinnvoll abzuarbeiten um mehr Freiräume zu schaffen und den Überblick über alle Aufgaben zu behalten. Ziel ist es ebenfalls, mögliche Probleme und Krisen frühzeitig zu erkennen und mit diesen umgehen zu können.

Wer Zeitmanagement betreibt, sollte immer systematisch und diszipliniert vorgehen. Die Methoden des Zeitmanagements werden im beruflichen Umfeld schon lange in zahlreichen Zeitmanagement Seminaren vermittelt, lassen sich aber auch wunderbar auf das Studium übertragen. Zeitmanagement Schüler lernen hier einiges über ihren eigenen Tagesablauf. Zielführende Arbeits- und Planungstechniken lassen sich auch für Nach- und Vorbereitung, Präsentationen, Klausuren und Hausarbeiten aufstellen.

Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Eine der Grundvorrausetzungen für richtiges und effizientes Zeitmanagement ist sicherlich der eigene Wille, die zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen. Zu Beginn fordert diese Aufgabe ein hohes Maß an Disziplin und auch ein wenig Zeit für die Vorbereitung. Mit der Zeit geht das Selbstmanagement aber in Fleisch und Blut über und funktioniert dann fast von alleine.

Am Anfang des persönlichen Zeitmanagements steht die Frage nach der Zielsetzung. Welche Dinge möchte ich ordnen? Wofür benötige ich mehr Zeit? Wie will ich diese Zeit einsetzen? Erst wenn man sich über diese Fragen im Klaren ist, kann man im nächsten Schritt konkrete Maßnahmen ergreifen. Einige persönliche Voraussetzungen für Zeitmanagement und Zeitersparnis können unter anderem auch Schnelllesetechniken, schnelles Tippen im Zehnfingersystem oder Gedächtnistraining sein. Diese Techniken unterstützen die Zeitplanung zusätzlich, sind allerdings nicht zwingend notwendig. Sie können aber an vielen Stellen während des Studiums nützlich sein.

Effektive Zeiteinteilung

Alle Aufgaben die anstehen sollten zuallererst nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert werden. Große Aufgaben können in kleinere Teilaufgaben unterteilt werden, gerade bei anstehenden Gruppenaufgaben können einzelne Teilaspekte auch auf andere Gruppenmitglieder übertragen werden. Alle Prioritätssetzungen sollten immer klar sein und alle Deadlines und Abgabezeiten beachtet werden. Bei Gruppenaufgaben ist die Kommunikation und Abstimmung mit der Gruppe immer besonders wichtig. So kann es einen persönlichen und einen Gruppenzeitplan geben die immer übereinstimmen und ineinandergreifen müssen. Im Tages- oder Wochenplan sollte immer eine Pufferzeit und Zeit für Spontanes freigehalten werden. Dies können zum Beispiel zwei Tage vor dem Abgabetermin sein, die als Puffer dienen, wenn es doch einmal enger werden sollte oder ungeplante Umstellungen oder Korrekturen vorgenommen werden müssen. Nicht vergessen sollte man das Abhacken des Zeitplanes.

Es dient als ständige Bestandsaufnahme und Erfolgskontrolle des Zeitplanes und der Ergebnisse und hilft dabei den Überblick über Erledigtes und noch zu Erledigendes zu behalten. Ein guter Tipp ist ebenfalls zusätzlich Voraussetzungen für jede anstehende Aufgabe festzuhalten. Hier gilt es die Fragen zu beantworten: Was brauche ich? Ist Material von Nöten? Welche Personen müssen anwesend sein oder angesprochen/ informiert werden? Muss einen andere Aufgabe zuerst zwingend erledigt sein?

Vorschläge:

• Die Zeitplanung sollte immer schriftlich sein, um Kontrolle und Analyse zu gewährleisten
• Ob Tages- oder Wochenplanung richtet sich am besten nach den Anforderungen und der allgemeinen Dauer der Aufgaben
• Die grundsätzliche Dauer einzelner Aufgaben auf Stunden zu schätzen hilft bei der Planung von Pufferzeiten
• Ein Zeitplanbuch in Form eines Kalendariums stellt einen Fixpunkt dar. Dieses kann ein handschriftlicher Kalender, eine Datei oder auch eine Zeitmanagement Software sein.
• Hier sollte man nach den eigenen Vorlieben entscheiden.

Bekannte Techniken des Selbstmanagements

Eine der einfachsten und bekanntesten Methoden des Selbstmanagements ist eine To-Do Liste für die man sich zu Beginn des Tages fünf bis sieben Minuten Zeit nehmen sollte. Die Liste hilft Gedanken und Prioritäten zu ordnen, strukturiert den Tag und sorgt dafür, dass Störungen oder Zeitfresser vermieden werden. Zeitfresser kann man auch auf einer Not-To-Do-Liste festhalten um sich vor Augen zu führen welche Dinge im Tagesablauf unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine spezialisierte Liste ist das sogenannte „Getting-Things-Done“ oder GTD von David Allen. Dies ist eine Dringlichkeitsliste in der Aufgaben so nacheinander aufgelistet werden, dass die wichtigsten Aufgaben die die wenigste Zeit in Anspruch nehmen die höchste Priorität erhalten, danach folgen Aufgaben die zwar wichtig sind, aber mehr Zeit in Anspruch nehmen, während zum Schluss der Kleinkram aufgelistet wird.

Besonders ausgeklügelt ist die Eisenhower Matrix. Es ist nicht überliefert, ob der US-Präsident diese erfunden hat oder selbst anwendete, dennoch stellt sie eine der viel zitierten Zeitmanagement Methoden dar. Hierbei werden Aufgaben in vier Felder aufgeteilt. Diese sind: dringend und wichtig, dringend aber nicht wichtig, wichtig aber nicht dringend und weder dringend noch wichtig. Sind alle Aufgaben in diese Matrix eingetragen, können sie nach ihrer Priorität abgearbeitet werden.

Beispiel:

Dringend und Wichtig

• Ganz klar die Kategorie mit der höchsten Priorität, sie muss zuerst und persönlich abgearbeitet werden
• Lernen für eine anstehende Klausur, Abgabe einer Hausarbeit, Anmelden von Prüfungsleistungen etc.

Dringend aber nicht Wichtig

• Diese Aufgaben müssen schnell erledigt werden, sind aber nicht besonders wichtig und können auch delegiert werden.
• Abgabe eines ausgeliehen Buches oder einer Arbeit, Aufgaben im Verein oder in der Freizeit, Beiträge für Gruppenaufgaben

Wichtig aber nicht Dringend

• Hier handelt es sich um Langzeitaufgaben, die später in eine der anderen Kategorien rutschen können. Sie sollten im Auge behalten werden, fordern aber keine sofortige Umsetzung
• Anstehende Hausarbeiten, Termine für Anmeldungen im Semester

Nicht wichtig und nicht Dringend

• Dies müssen keine minderwertigen Aufgaben sein, können aber erst einmal außer Acht gelassen werden und sind zu erledigen, wenn etwas Zeit übrig ist
• Ordnen von Büchern und Aufzeichnungen

Flexibilität und Disziplin

Diese beiden Schlagworte sind ein Paradox und trotzdem das, was ein perfektes Zeitmanagement ausmacht. Das Selbstmanagement ist eine Art Bestandsaufnahme des Lebens und sollte sich an einer exakten Terminierung orientieren. Trotzdem sollte man nicht in starre Muster verfallen. Der Plan sollte immer genug Raum für flexible Entscheidungen lassen. Dies gilt sowohl für das Studium, den Beruf und die Freizeit. Passiert etwas Unerwartetes, muss es möglich sein umzuplanen.

Das so entstehende Zeitprotokoll ist ein Leidpfaden und dient der Erfolgskontrolle, soll aber keine stoische Anleitung für das Leben sein. Hat man sich aber diszipliniert an seine Erstellung gehalten, kann es der Analyse der eigenen Zeiteinteilung dienen und diese optimieren. Die schriftliche Erfassung hält alles fest und sorgt für den nötigen Überblick ist aber kein Zwang für die unbedingte Einhaltung von Vorgaben und Reihenfolgen. Mit der Zeit lernt man zwischen den verschiedenen Systemen zu springen und Termine zu schieben, ohne ins Schleudern zu geraten. Am Ende dieser Zeitmanagement Tipps steht das Ziel keine Aufgabe mehr zu vergessen, Termine einzuhalten und trotzdem noch genügend Zeit für sich selbst zu finden.

Tipps:

1. Gleiche Aufgaben in Blöcke einteilen.
2. Auch Freizeit ist planbar. Neben Studium und Job sollte man ruhig auch die Zeiten in den Kalender eintragen, in denen man nur das tut, was man tun möchte. So läuft man keine Gefahr sich selbst zu vergessen.
3. Ein Zeitmanagement Seminar gibt es in fast jeder Stadt. Hier wird die Theorie in die Praxis überführt.